Pokud se tak stane, že jste nuceni napsat stížnost, aby neexistovaly žádné stížnosti proti vám, ale zároveň neexistují žádné omluvy pro vinníka, je vhodné důkladně prostudovat text vašeho prohlášení. Stížnost na příklad samotného přestupku nebo jednoduše na popis toho, co se stalo, byla vždy vnímána lépe než jen text s abstraktními slovy o tom, „jak špatné je všechno“. Proto, přemýšlet o tom, co stojí za to napsat, použijte následující plán.
Návod k použití
1
Začněte kontaktováním. Může to vypadat jako běžná poznámka. V pravém horním rohu napište jméno osoby, se kterou jste kontaktováni, uveďte její pozici nebo rozsah jejího oprávnění. Tímto prokazujete, že jste si vědomi toho, s čím jednáte a kdo jste a co myslíte.
2
Poskytněte informace o sobě. Také si napište své jméno, kde pracujete a jakou pozici zastáváte. Uveďte roli společnosti nebo organizace, které jsou předmětem stížností, například „pravidelný zákazník vašeho obchodu“ nebo „vlastník ročního předplatného vaší publikace“. Nechte adresáta pochopit, že je mimořádně nutné, aby se s vaším problémem vypořádal, protože společnost riskuje ztrátu stálého zákazníka.
3
Popište své nároky vůči organizaci. Doslovně ve 2-3 větách vyjadřují hlavní bod. Nevkládejte text zbytečnými slovy, suchým a ve skutečnosti - důvodem nespokojenosti, datem a časem incidentu, předchozími kroky z vaší strany k vyřešení situace.
4
Pokračujte v popisu situace. Zde již podrobně, v nejmenších detailech, zapište vše, co se stalo. Stojí za to popsat vše, co se objeví ve vaší paměti, aby vyšetřování neřeklo, že „připisujete“ své vlastní dohady nebo pohádky. Zmínit vše, až po emoce na tváři osoby, která způsobila stížnost, vůni a barvu věci, která vám nevyhovovala, atd.
5
Popište, co se děje ve fázích. Nepleťte zamyšleně vše, co se kolem vás děje. Akce po akci, řekněte podél řetězce celou řadu událostí. Pokud některá pasáž potřebuje komentáře, můžete je uvést v závorce za popisem toho, co se stalo.
6
Buďte ve svém psaní milí a zdrženliví. Je možné, že úřady, jimž je dopis adresován, nebudou za nic vinit a zvýšené tóny je jen rozzlobí a nic dobrého z toho nepřijde. Ještě jednou uveďte své souřadnice na konci a nezapomeňte uvést, že čekáte na odpověď na svůj dopis.
