Pokud je vaše organizace odpovědná za pořádání vědecké konference, jedná se nejen o čestnou funkci, ale také o skvělou organizační práci, při které je nutné vzít v úvahu všechny drobnosti.
Návod k použití
1
Vytvořte organizační výbor konference, jehož složení je určeno na základě objednávky. Určete předsedu, který povede a koordinuje členy výboru. Definujte data konference a dobu trvání výboru. Zohledněte v pořadí, jak bude vyplácena odměna zaměstnanců, kteří jsou jejími členy. Zašlete oznámení o konferenci a v příloze uveďte požadavky na zprávy, objemy výpisů z příspěvků a lhůtu pro jejich předložení.
2
Rozhodněte o zdrojích financování, může to být cílené financování z rozpočtu, přilákat sponzorství a prostředky samotných účastníků konference.
3
Pošlete pozvánky všem potenciálním účastníkům konference a plánovanému programu. Rozhodněte se o počtu účastníků a řečníků, kteří se chtějí podělit o svůj vědecký vývoj a výsledky výzkumu s kolegy. Zeptejte se účastníků, zda potřebujete rezervovat hotel a rezervovat si rezervaci.
4
Zajistěte v tiskárně publikaci abstraktů jako samostatnou brožuru av případě potřeby objednejte program akce, který bude distribuován účastníkům, odznaky s jejich jmény, iniciály a názvem organizace.
5
Podle počtu účastníků určete kapacitu haly, kterou potřebujete, a pronajměte si speciální místnost vybavenou pro akce tohoto druhu. Přemýšlejte o tom, jaké vybavení bude nutné dodatečně vybavit, zkontrolujte dostupnost požadovaného počtu počítačových zásuvek, promítacích plátna atd. Zamyslete se nad prací bufetu, ve kterém účastníci schůzek mohou mít šálek kávy a kousnout přestávky.
6
Přemýšlejte nad programem konference, pokud je to nutné, rozdělte jej na sekce. Zvažte, kde bude možné uspořádat schůzky těchto sekcí. V programu zvažte projevy konferenčních hostů, organizátorů a účastníků. Objednejte si tiskoviny pro účastníky konference - standardy jsou odznaky, zápisníky a pera.
7
Formuláře balíčků dokumentů, propagačních materiálů a tiskovin, které budou účastníkům konference předloženy spolu s odznaky.
