Personální nebo účetní služba podniku velmi často na žádost státních orgánů, místních úřadů, jiných organizací třetích stran a na základě písemné žádosti zaměstnance vystavuje osvědčení. Nejčastěji požadované certifikáty potvrzující, že daná osoba je zaměstnancem podniku nebo potvrzením o mzdě. Pro vystavení osvědčení je, stejně jako jakýkoli jiný úřední dokument, nezbytné v souladu s určitými pravidly.
Návod k použití
1
K přípravě certifikátů se používají listy standardního papíru A4. Certifikáty jsou zpravidla poskytovány externím organizacím, jejich vzhled může být formalizován a představuje formu společnosti, přičemž uprostřed listu je slovo „Certifikát“.
2
Pokud je nápověda standardní a krátká, lze použít speciální formy formátu A5. Označují výstup podniku a je umístěn text obrazovky, do kterého se zadává jméno zaměstnance, který sestavuje certifikát, a data organizace, které je poskytována.
3
Musí být uvedena organizace, které je certifikát vydán. Může být uveden buď v pravém horním rohu formuláře jako adresát, nebo v textu dokumentu. V druhém případě je tato organizace uvedena v posledním odstavci textu, který by měl začínat slovy „Osvědčení je vydáno k předložení
.4
Znění certifikátu by mělo začínat slovem „Dana“ označujícím příjmení, jméno a patronymii zaměstnance, pro kterého jsou informace poskytovány, v datovém případě. Označuje také jeho postavení a pracovní zkušenosti v tomto podniku.
5
V certifikátu musí být nutně uvedeno datum jeho přípravy a, je-li zohledněno vydávání certifikátů v podniku, sériové číslo dokumentu. Za textem by měl být podpis úředníka, který vydal certifikát, a podpis vedoucího podniku, pokud je certifikát poskytnut třetí straně. Podpisy jsou označeny razítkem.
