V současné době, kdy má mnoho ruských podniků obchodní partnery v zahraničí, se výměna delegací stala normou. To pomáhá seznámit se s produkcí na místě, osobně se seznámit s těmi, se kterými musíte pracovat, vyhodnotit situaci a rychle vyřešit obchodní záležitosti. Při setkání s delegací by měly být vzaty v úvahu některé organizační problémy.
Návod k použití
1
Ve fázi přípravy diskutujte o velikosti delegace, přičemž vezměte v úvahu skutečnost, že pracovní otázky jsou vyřešeny rychleji, čím menší je. Kromě toho vyberte složení účastníků z vaší strany tak, aby jejich počet byl přibližně stejný jako počet těch, s nimiž se setkáte. Diskutujte o tom, v jakém jazyce budou jednání vedena, a připravte tlumočníka, i když hosté přijdou s vlastním jazykem.
2
Dozvíte se o problémech, které jeden nebo druhý člen delegace je způsobilý vyřešit, protože na Západě je velmi přísně dodržováno podřízení. Při oslovování jednoho z hostů si musíte být jisti, že má právo poskytovat informace o svých povinnostech.
3
Diskutujte předem o těch otázkách, které bude třeba vyřešit, a připravte všechny materiály, které mohou být vyžadovány. Diskutujte, které dokumenty budou podepsány po vyjednávání. Dohodněte se na způsobu jejich držení - kolik začnou, jak dlouho vydrží a kdy budou přestávky.
4
Pokud je delegace vedena dostatečně významnou osobou, zašlete pozvánku co nejdříve, aby se zdůraznil respekt a zvýšila pravděpodobnost, že se návštěva uskuteční a tato osoba nebude mít na tuto dobu naplánována jiná setkání.
5
Připravte si samostatnou a pohodlnou zasedací místnost a zajistěte, aby byl každému účastníkovi schůzky poskytnut pohodlný prostor. Připravte si zásoby nealkoholických nápojů, kávy, sušenek a postarejte se o krásná jídla. Nezapomeňte dát popelníky, pokud vám to nevadí, aby se během setkání mohli přítomní rozsvítit.
6
Dohodněte se na tom, zda bude nutné zaznamenat jednání, obě strany musí souhlasit. Tato psychologická technika jim umožní, aby se cítili uvolněněji, za předpokladu, že hosté seděli u dveří. A ujistěte se, že během schůzky nejste rozptylováni telefonními hovory.
7
Pro hezkou a usměvavou dívku je lepší setkat se s delegací a vzít ji na místo vyjednávání. Může čekat na hosty v hale budovy, kde se bude jednat. Když hosté dorazí na místo konání, je nutné si navzájem okamžitě představit obě delegace, aby to mohli udělat ti, kteří si chtějí sednout vedle sebe.
