Telefonní zpráva je krátká, ale důležitá zpráva zaslaná telefonicky. Nejčastěji tak informují o pořádání schůzek, schůzek a schůzek. Telefonní zpráva může také obsahovat naléhavou objednávku hlavy. Telefonní zprávy přicházejí, které přijímáte, a odchozí, které přenášíte. Oba typy mají podobný design.
Návod k použití
1
Do levého horního rohu listu papíru vložte úplný název vaší organizace a v případě potřeby název strukturální jednotky, například „Správa města N.“ a Úřad školství.
2
V pravém horním rohu zadejte příjemce telefonní zprávy. Uveďte pozici, příjmení a iniciály osoby: „řediteli školy č. 37 Ivanov I.I.“ Pokud je několik příjemců, nemusíte uvádět příjmení: „Ředitelům škol ve městě N.“ K telefonní zprávě přiložte úplný seznam institucí, kterým byl zaslán.
3
Dole vložte řádek „Telefonní zpráva“ a jeho sériové číslo. U níže uvedené odchozí telefonní zprávy uveďte datum jejího sestavení.
4
Následuje vlastní textové zprávy: „22. února se v 17:00 uskuteční setkání na ministerstvu školství o zlepšení činnosti městských škol. Vystoupení ředitelů škol je naprosto nezbytné.“ Při přípravě textu telefonní zprávy se vyhněte slovům a frázím, které jsou těžko slyšitelné a těžko vyslovitelné. Pamatujte, že zpráva by měla být informativní a krátká - ne více než 50 slov.
5
Při přenosu telefonní zprávy jasně vyslovujte slova, zejména adresy, příjmení, křestní jména a příjmení lidí, názvy ulic, data a časy událostí. Na konci nezapomeňte si znovu přečíst text a ujistěte se, že váš partner vše správně zapsal. Až telefonicky obdržíte zprávu, poslouchejte pozorně. Máte-li dotazy, okamžitě je vyjasněte.
6
Pod hlavním textem je pozice, příjmení a iniciály vedoucího, který podepsal telefonní zprávu: „Vedoucí školského oddělení Petrov P. P.“ Odchozí dokument musí mít také svůj osobní podpis.
7
Ve spodní části stránky uveďte informace o zaměstnancích, kteří pracovali s telefonní zprávou. Pozice, příjmení a iniciály osoby, která zprávu poslala, telefonní číslo kanceláře a datum a čas přenosu jsou obvykle umístěny vlevo. Vpravo jsou informace o osobě, která dokument přijala: postavení, příjmení a iniciály, telefonní číslo, datum a čas přijetí.
8
Odchozí telefonní zpráva je zpracována v jedné kopii a uložena do speciální složky. Je lepší mít příchozí zprávu ve dvou kopiích: první dáte hlavě pro další práci a druhá - uložíte do složky pro uložení.
Užitečné rady
Připravte si na počítači formuláře telefonních zpráv. Používají se velmi pohodlně. Budete moci ručně zadávat informace do potřebných grafů, aniž byste museli přepisovat data, která se opakují znovu. Formuláře budou stejné pro příchozí i odchozí telefonní zprávy.
