Každé veřejné nebo profesní sdružení má řídící orgán, který musí s frekvencí stanovenou ve své chartě svolat všechny zájemce o pořádání zpravodajských a volebních schůzek. Vstup na tato setkání je otevřen všem členům této společnosti nebo delegátům ze skupin účastníků, čímž uplatňují své právo podílet se na jejích činnostech.
Návod k použití
1
Zamyslete se nad programem schůzky. Vzhledem k tomu, že zpráva a volby jsou jednou z důležitých otázek, očekává se, že v tomto případě bude účast voličů maximální. Proto kromě těchto témat můžete do agendy zahrnout i další naléhavá témata, o kterých budete diskutovat s členy vaší asociace. Rozhodněte o čase a místě konání zpravodajské a volební schůzky. Místnost, ve které se má konat, by měla být přístupná a dostatečně prostorná, aby vyhovovala všem.
2
Upozorněte všechny, kdo mají zájem uspořádat volební schůzku. Za tímto účelem zašlete pozvánky s uvedením programu, data a místa schůzky. Zavěste oznámení s těmito informacemi na místech, kde je vidí největší počet členů této asociace. Pokud je to nutné, umístěte takové oznámení v médiích a v televizi.
3
Zorganizujte registraci účastníků, která by měla začít půl hodiny před zasedáním. Přiřaďte registrátory v dostatečném počtu, aby na začátku měli všichni, kdo přijdou, možnost uvést své osobní údaje. Obvykle se jedná o příjmení, jméno a patronymikum, organizaci nebo její strukturální jednotku, adresu místa registrace nebo bydliště, kontaktní informace.
4
Zvolit předsedu a tajemníka schůze. Upozorňujeme, že předsedou zvoleného orgánu nelze být předsedou schůzky. Je-li to nutné, stanoví-li to stanovy, vyberte pověřovací komisi, která ověřuje pověření poslanců, pokud jsou vybrána ze skupin členů sdružení.
5
Tajemník musí vést záznam. V protokolu uveďte počet delegátů nebo členů sdružení přítomných na zasedání, který je zvolen předsedou, tajemníkem a s jakým výsledkem hlasování.
6
Předseda zvoleného orgánu podává zprávu o provedené práci. V protokolu odrážejte celkový hlas s hodnocením - zda je uznáno za uspokojivé nebo ne. Schůzka by měla vyslechnout návrhy na nové složení zvoleného orgánu, projednat a hlasovat o každém kandidátovi samostatně. Odrážejte výsledky hlasování v zápisu.
7
Po projednání všech otázek, které byly nastíněny na pořadu jednání, jej musí předseda schůzky uzavřít a společně se sekretářkou podepsat protokol o jeho jednání.
