V mnoha případech musíte napsat úřední dopisy adresované jednomu nebo druhému orgánu. Nyní je mnoho z nich zasíláno elektronicky, i když pravidla kompilace zůstávají stejná jako u fyzických možností. Jak tedy musíte tuto dokumentaci správně sestavit?
Návod k použití
1
Začněte zadáním pozice a jména adresáta. Například: „Na hlavního inženýra OJSC Polada Ivanov S. S.“ Poté do horní části dopisu napište odvolání. Obvykle to začíná slovem „Dear“. Dále je celé jméno a patronymie adresáta. Můžete také napsat „Vážený pane Ivanovi“, aniž byste uvedli jeho jméno. Léčba by měla být přesně uprostřed.
2
Napište preambuli do svého odvolání. Jasně a stručně uveďte důvody a účel tohoto dopisu. Adresát z tohoto odstavce by měl pochopit podstatu dopisu. Například začněte takto: „Píšu vám o neuspokojivé kvalitě ložisek, do kterých nám zasíláte
od … “
3
Vyplňte hlavní část dopisu. Zpravidla se skládá ze dvou až čtyř odstavců vyjadřujících obavy z problému uvedeného v preambuli. Také v této části uveďte všechny myšlenky na tuto záležitost a na možné řešení problému. Uveďte, jaká konkrétní opatření by měl adresát podniknout, aby v blízké budoucnosti vyřešil tento problém. Používejte jasné termíny, čísla a věty.
4
Napište závěr. V této části formulujte výsledky celého odvolání. Příklad: „Jsem si jistý, že vyřešíte tuto nepříjemnou situaci a v blízké budoucnosti bude naše spolupráce stejná jako dříve.“
5
Vložte oficiální podpis, který se skládá z názvu pozice a vašeho jména. Před tím je obvykle nastaveno: „S úctou, “ „S pozdravem“, „s nadějí na další spolupráci“ atd. Vyberte si podle situace.
6
Vytvořte postscript nebo postscript. Tato malá sekce se nachází těsně pod podpisem. Zřídka se používá v písmenech tohoto formátu, ale někdy je místo, kde má být. PostScript informuje příjemce o nějaké významné události v životě organizace autora dopisu. Například: „PS vás informuji, že procento odmítnutí v dodávce surovin obdržených před 2 dny se zvýšilo na 19%!“.
