Při kontaktu s některými organizacemi se používají písmena standardního formuláře. V takových případech se na vyžádání vydávají šablony dopisů. Pokud neexistuje žádná vyvinutá forma, je dopis vypracován v jakékoli formě, přičemž se bere v úvahu některé nuance.
Návod k použití
1
Vytvořte nadpis dopisu.
Můžete zadat následující informace - pozici a jméno adresáta, pozici a jméno odesílatele, organizaci odesílatele, kontaktní telefonní číslo odesílatele. Pokud je odesílatel v jiném městě, můžete zadat úplnou poštovní adresu. Záhlaví se obvykle nachází na pravé straně stránky.
2
Uveďte podstatu dopisu a uveďte potřebné připomínky.
Zkuste formulovat hlavní myšlenku ve dvou nebo třech větách. A pak se k tomu vyjádřit a v případě potřeby napsat podrobněji. V obchodních dopisech je vhodné zveřejňovat fakta, čísla, bez emocí. V dopisech, které mají osobní kontakt, by se měly odrážet osobní zkušenosti.
3
Uveďte datum a podepište dopis.
V případě potřeby vysvětlete svou pravomoc, na základě které je dopis napsán. Takovým základem může být plná moc.
4
Na samostatný list umístěte vysvětlující grafy, tabulky, obrázky.
Neočekávejte, že příjemce bude požadovat další informace. Možná nebudete mít druhou příležitost k řešení důležitého problému. Proto ve stručné podobě uveďte všechny potřebné nuance.
5
Před odesláním si přečtěte dopis nahlas, aby ho někdo poslouchal. Zeptejte se asistenta, jak chápal podstatu dopisu. Pokud se jeho slova neshodují s účelem vaší zprávy, má smysl formulovat dopis jiným způsobem, protože příjemce také nemusí pochopit nejdůležitější z vašeho pohledu.
Věnujte pozornost
Pokud dopis obsahuje důležité informace s omezeným časovým obdobím, má smysl před odesláním zavolat příjemci a informovat o bezprostředním příchodu dopisu. Chcete-li zabránit situaci, kdy je adresát na dovolené nebo na dovolené, a vy jste den co den ve tmě, proč neexistuje žádná odpověď.
Užitečné rady
Moderní tiskárny umožňují tisknout adresu přímo na obálku. Dopis bude vypadat čistý a solidní.
