V práci se často setkáváme se situací, kdy je nutné uvést čas strávený na každém úkolu. To pomáhá nejen našemu managementu zjistit, co jsme dělali najednou, ale také nám plánovat čas s větší efektivitou.
Návod k použití
1
Nejjednodušší způsob, jak určit dobu práce, je napsat ji každý den do svého notebooku. K tomu je nejlepší mít speciální notebook nebo deník. Zaznamenejte si čas strávený na každém pracovním úkolu, i když se zdá být nevýznamný. Následně může každá malá věc udělat velký rozdíl.
2
Pokud v práci nemusíte vyplňovat tabulku „Účtování pracovní doby“, je stále užitečné sestavit a vyplnit takovou tabulku sami. Nejpohodlnějším způsobem je vytvoření dokumentu v aplikaci Word nebo tabulky v Exelu. Uvidíme, jak správně označit čas práce.
3
Otevřete tabulku, ve které musíte zadat čas práce. Toto je obvykle exel tabulka. Podívejte se na body, které mají být dokončeny. Pokud nejsou zadány žádné položky, vytvořte je sami, například „Pracovní doba“, „Projekt“, „Dokončená práce“. Vyplňte položku „Pracovní doba“ a do prvního sloupce prvního sloupce zapište množství času, který jste strávili řešením prvního problému. Přejděte do druhého sloupce druhého sloupce, ve kterém musíte napsat konkrétní projekt, na kterém jste pracovali. Zpravidla se jedná o velký projekt, jehož součástí byl váš úkol. Tuto položku lze nazvat „Projekt“. Ve třetím sloupci musíte stručně, ve 2-3 slovech, popsat práci, kterou jste odvedli. Tento sloupec může být nazýván „Práce dokončena“.
4
Tabulku vyplňujte denně, abyste mohli do konce týdne nebo měsíce analyzovat její výsledky. Můžete tedy vidět, kolik času jste obecně strávili řešením konkrétního problému, a v budoucnu možná upravit náklady na svůj pracovní čas.
5
Při vyplňování této tabulky v práci nezapomeňte ji včas zaslat vedení. Můžete být požádáni o zaslání měsíční, týdenní nebo denní zprávy. Naplánujte si čas, ve kterém budete zaneprázdněni vyplněním tabulky, aby vás to neodvádělo od práce.
6
Pamatujte, že vyplnění takové tabulky je užitečné nejen pro zaměstnance úřadu, kteří jsou často nuceni ji vyplňovat. Dokonale také organizuje čas zástupce jakéhokoli povolání.
