Některá písmena končí tak neurčitě, že adresát zůstává na rozpacích: musíte znovu přečíst text, abyste pochopili podstatu. Z důvodu nedostatku času může příjemce vyhodit dopis nebo se něčím rozptýlit a již se ponořit do popsané situace. Jasný, výstižný a kompetentní konec zdůrazňuje respekt čtenáře a pomáhá rychle reagovat na požadavek nebo žádost.
Návod k použití
1
Ve třech odstavcích uveďte, co jste chtěli říct. Může se zdát, že myšlenky jsou uvedeny jasně, ale vnímání informací závisí na stavu čtenáře. Proto znovu přečtěte text a napište tři hlavní myšlenky zvlášť. Mohou to být fakta, data, jména atd. Nepotřebuje emoce, napište krátce, několika slovy, protože stačí jen inventarizovat, připomenout hlavní body.
2
Napište tři akce, které musí příjemce zprávy provést. Reakce lidí může být nepředvídatelná. Zdá se vám, že na uvedené informace je možné jednoznačně reagovat, ale člověk to dělá v závislosti na individuálních návycích a úmyslech. Pokud jasně neuvedete, co od čtenáře očekáváte, nerozumí ani neříká, že nerozuměl.
3
Uspořádejte seznam získaný v předchozích krocích v sestupném pořadí podle důležitosti. Konec dopisu někdy připomíná poslední slovo na soudním jednání: na tom závisí dojem příjemce dopisu, závěry a důsledky. Odeberte ze seznamu položky, které lze vynechat, aniž by to ovlivnilo význam zprávy. Na konec dopisu vložte zbývající užší seznam, aby čtenáři nic nechyběli.
4
Uveďte data. Pokud čekáte na reakci na dopis, upřesněte svá očekávání. Někteří lidé mají sklon k poslednímu, takže označení konkrétního času nemusí být špatné.
5
Nechte kontaktní údaje. Váš korespondent by měl být schopen rychle najít váš telefon. Předvídejte takové situace a jen v případě, vložte nezbytné informace do dopisu, i když jste si jisti, že příjemce je má.
6
Buďte zdvořilí, řekněte něco pěkného, děkujeme za váš čas. Příjemce bude s větší pravděpodobností reagovat a kontaktovat vás rychleji, pokud ho dopis potěší nebo ho zachrání před nepříjemnými zážitky.
7
Nezapomeňte zprávu podepsat jménem: to vytváří pocit skutečné komunikace. Je důležité, aby se osoba soustředila na odpověď a brala ji zodpovědně. Příklad a lidé se k vám budou chovat stejně.
